Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 13 janvier 2025
Introduction
Chez THE AGENCY MONTRÉAL, agence immobilière, nous respectons votre droit à la vie privée. Nous reconnaissons l’importance de protéger vos informations personnelles fournies lors de votre visite sur notre site web et nous nous engageons à maintenir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles que nous recueillons. La présente politique de confidentialité décrit, entre autres, le type d’informations personnelles que nous recueillons, la manière dont nous utilisons ces informations, les mesures de protection que nous avons mises en place, le droit d’accès aux informations personnelles et les personnes à qui ces informations personnelles peuvent être divulguées. Cette politique de confidentialité s’applique à toute information personnelle que nous recevons de/ou sur des individus, comme vous, qui ne sont pas employés par nous.
Aux fins de la présente déclaration, nous entendons par « informations personnelles » les informations concernant une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter, les informations de contact, telles que le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, les informations démographiques ou relatives au ménage et les informations financières et de crédit.
THE AGENCY MONTRÉAL est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi ») et à ce titre THE AGENCY MONTRÉAL s’efforce à préserver les normes de confidentialité les plus élevées par rapport aux renseignements personnels que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du site web de THE AGENCY MONTRÉAL (le « Site Web »), de ses réseaux sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi.
Qu’entend-on par « renseignements personnels »?
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, THE AGENCY MONTRÉAL peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.
Les principes de protection énumérés ci-dessous s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la transmission des renseignements personnels que les utilisateurs Internet pourraient fournir dans le cadre de l’utilisation du Site Web.
1. Responsabilité
THE AGENCY MONTRÉAL est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, THE AGENCY MONTRÉAL a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
2. Collecte de renseignements personnels
THE AGENCY MONTRÉAL ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par THE AGENCY MONTRÉAL et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.
THE AGENCY MONTRÉAL invite les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.
Aux fins de la collecte des renseignements personnels, THE AGENCY MONTRÉAL encourage les membres de son personnel, de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ. L’accès à vos informations personnelles sera limité aux seules personnes qui ont besoin de ces informations pour mener à bien nos activités commerciales. Nous ne divulguons pas vos informations personnelles sans votre consentement et c’est pour cette raison que votre courtier immobilier vous demandera de signer le formulaire de consentement de l’OACIQ à cet effet. Une référence spécifique est effectuée lorsque vous fournissez ces informations personnelles, ou si la divulgation de ces informations personnelles à des tiers est directement liée à nos activités commerciales ou nécessaires pour vous fournir des informations, des produits ou des services, et constituerait une situation où le formulaire ne serait pas nécessairement requis. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles lorsque la loi nous y oblige.
THE AGENCY MONTRÉAL peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).
3. Utilisation et communications des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but notamment de détecter et de prévenir une fraude ou dans le but de fournir un service à la personne concernée.
THE AGENCY MONTRÉAL peut être tenu de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fonds d’indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), aux professionnels, aux institutions financières ou de vérification de crédit ainsi qu’aux fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (GED) ainsi qu’à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.
THE AGENCY MONTRÉAL peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, THE AGENCY MONTRÉAL établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec THE AGENCY MONTRÉAL en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.
Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, THE AGENCY MONTRÉAL tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. THE AGENCY MONTRÉAL ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, THE AGENCY MONTRÉAL doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de THE AGENCY MONTRÉAL l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.
5. Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, THE AGENCY MONTRÉAL applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Les données personnelles recueillies seront stockées notamment sur des serveurs et dans des systèmes de gestion électronique des données disposant des mécanismes et utilisant des normes reconnues en matière de protection pour assurer la sécurité des renseignements personnels que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du Site Web, de ses réseaux sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi.
Incident de confidentialité
Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
THE AGENCY MONTRÉAL a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.
6. Cookies
Un « cookie » est une petite quantité de données que notre site web peut envoyer à votre navigateur internet et qui peuvent ensuite être stockées sur le disque dur de votre ordinateur afin que nous puissions vous reconnaître lorsque vous retournerez sur notre site web. Nous pouvons utiliser des cookies pour stocker les préférences des visiteurs, enregistrer des informations de session, enregistrer des informations spécifiques à l’utilisateur sur les pages web auxquelles les utilisateurs accèdent ou qu’ils visitent, alerter les visiteurs sur les nouvelles zones qui pourraient les intéresser lorsqu’ils reviennent sur notre site web, enregistrer les activités passées sur un site afin de fournir un meilleur service lorsque les visiteurs reviennent sur notre site, personnaliser le contenu du site web en fonction du type de navigateur des visiteurs ou d’autres informations que le visiteur envoie.
Vous pouvez configurer votre navigateur web pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez un cookie ou pour qu’il n’accepte pas certains cookies. Vous n’êtes pas tenu d’accepter des cookies pour accéder à notre site web ou y effectuer des recherches. Toutefois, il peut y avoir une perte de fonctionnalité minimale si vous avez désactivé ou supprimé tous les cookies.
7. Rôles et responsabilités
A. THE AGENCY MONTRÉAL son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas
- Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
- Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
- Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
- Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.
- Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
- Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.
B. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi, THE AGENCY MONTRÉAL a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels.
Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Plaintes ».
Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par THE AGENCY MONTRÉAL.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.
C. Membres du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif
Un membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de THE AGENCY MONTRÉAL peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.
Le membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de THE AGENCY MONTRÉAL :
- S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus THE AGENCY MONTRÉAL.
- Se conforme à toutes les politiques et directives de THE AGENCY MONTRÉAL sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
- Respecte les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
- Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par THE AGENCY MONTRÉAL.
- Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.
8. Droit d’accès, de retrait et de rectification
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par THE AGENCY MONTRÉAL. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit en contactant notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées ci-dessous. Nous veillerons, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, à ce que votre nom soit retiré de notre (nos) liste (s) de diffusion.
Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.
Une personne peut demander de transférer à un tiers, par voie électronique, les données personnelles que THE AGENCY MONTRÉAL détient sur elle.
THE AGENCY MONTRÉAL peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).
9. Plaintes
Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par THE AGENCY MONTRÉAL. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée.
Pour faire une demande d’accès, de rectification de vos renseignements personnels ou toute autre demande à laquelle vous avez droit ainsi que pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Stéphane Arbour
Responsable de la protection des renseignements personnels
THE AGENCY MONTRÉAL
4115 Sherbrooke Ouest
Montréal, Qc H3Z 1K9
514-923-7793
stephane.arbour@theagencyre.com
10. Révision de la présente politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la politique de confidentialité à tout moment pour refléter les changements d’obligations légales ou les changements dans la manière dont nous traitons les informations personnelles, sans préavis, et nous vous encourageons à vous référer régulièrement à notre politique de confidentialité.